Amennyiben úgy dönt, hogy a ProjectFlex rendszer segítségével szeretné papírmentessé és rugalmassá tenni karbantartási, szervizelési szolgáltatásának adminisztrációját, úgy tudnia kell, hogy rendszerünk nem kívánja kiváltani az Ön által használt ügyviteli vagy vállalatirányítási szoftverét. Ha nincs Önnek ilyen rendszere, akkor kérje tanácsadóink segítségét és ebben is rendelkezésére állunk saját megoldásainkkal, de ha már van bevezetett rendszere, akkor a fontos törzsadatokat abból kell átvennünk. Nem kell majd két helyen felvinnie termékeit, partnereit, tárhelyeit, hanem egy rugalmas interfész segítségével átvesszük az Ön adatait és szinkronizáljuk a saját rendszerünkbe.

Mit várunk Öntől?

Segítséget kell kérnünk az Ön ügyviteli rendszerét gyártó cégtől, hogy az adatok átadására szolgáló interfészt készítse el számunkra, hogy a két rendszer közötti kommunikáció létrejöhessen. Az interfész a legtöbb esetben az ügyviteli rendszer adatbázisában néhány táblanézet, amely csak olvasható, illetve néhány átmeneti tábla, amelybe bizonyos adatokat írhatunk és azt a rendszer feldolgozza, valamint adatbázis-függvények.

Ezek után mi is erre az interfészre programozzuk le az adatkapcsolatot, hogy a szinkron tökéletesen működjön.

Kollégáink természetesen elvégzik az interfészhez kapcsolódó műveletek egyeztetését és előkészítését, valamint segítenek az egyes nézetek és funkciók létrehozásában is akár, de a bevett gyakorlat az, hogy Ön összeköt minket a szoftvert fejlesztő céggel és levesszük ennek terhét az Ön válláról.

Az interfész leírása

Az alábbi adatokra lesz szükségünk az Ön ügyviteli rendszeréből:

  • Termékcsoportok

    A ProjectFlex rendszer fa struktúrájú termékcsoportokat tud kezelni, de az egyszerű lista is felfogható ugyanígy. Amennyiben a termékcsoport megnevezéseit külön nem tárolja, hanem azok a terméktörzs részét képezik, úgy ez az adathalmaz nem szükséges, hanem onnan fogjuk átvenni azokat.

    A szükséges mezők:

    • Csoportazonosító
    • Csoport neve
    • Szülő csoportazonosító
  • Termékek

    A termékek esetében az Önök által forgalmazott berendezések, illetve azok alkatrészei is a terméktörzsben lesznek megtalálhatók. Amennyiben olyan eseményt is rögzíteni kíván, amely utazáshoz illeszkedik, úgy termékként várjuk az utazási költségtérítést is, legyen az helyi, vagy km alapú elszámolással rendelkező

    A szükséges mezők:

    • Termékazonosító (belső ügyviteli rendszerazonosító)
    • Termékcsoport azonosító
    • Cikkszám
    • Megnevezés
    • Mennyiségi egység
    • ÁFA kulcs
    • Aktív állapotjelző
    • Nettó beszerzési ár (ha nem adható meg árfüggvény)
    • Bruttó beszerzési ár (ha nem adható meg árfüggvény)
  • Termék vonalkódok

    Egy terméknek több vonalkódja is lehet rendszerünkben, ez az adathalmaz írja le, hogy melyek az egyes termékekhez rendelt vonalkódok. Ha csak egy vonalkódja van egy terméknek, akkor ez a lista minden termékre csak egy sort fog tartalmazni.

    A szükséges mezők:

    • Termékazonosító
    • Vonalkód
  • Partnercsoportok

    A ProjectFlex rendszer fa struktúrájú partnercsoportokat tud kezelni, de az egyszerű lista is felfogható ugyanígy. Amennyiben a partnercsoport megnevezéseit külön nem tárolja, hanem azok a partnertörzs részét képezik, úgy ez az adathalmaz nem szükséges, hanem onnan fogjuk átvenni azokat.

    A szükséges mezők:

    • Csoportazonosító
    • Csoport neve
    • Szülő csoportazonosító
  • Partnerek

    A partnerek törzsébe beletartoznak azok a partnerek, amelyeket Ön kiszolgál, de ide sorolhatók a beszállítók is.

    A szükséges mezők:

    • Partnerazonosító (belső ügyviteli rendszerazonosító)
    • Partnercsoport azonosító
    • Partner neve
    • Partner vonalkódja (ha létezik)
    • E-mail (ez azért fontos, mert az egyes projektfeladatok lezárásakor vagy események létrejöttekor ide kap értesítést a partner)
    • Cím
  • Tárhelyek

    A ProjectFlex rendszer fa struktúrájú tárhelykezeléssel rendelkezik. Az ön raktári struktúráját ebbe integrálva fogjuk átvenni. Természetesen tárhelynek minősülnek a raktárak, azokon belül akár a polchelyek, de ugyanúgy (virtuális) tárhelyként kell értelmezni egy szervizes autót, vagy akár egy személyt is, akihez pl. egy szerszámot rendelünk.

    A szükséges mezők:

    • Tárhelyazonosító (belső ügyviteli rendszerazonosító)
    • Szülő tárhelyazonosító
    • Tárhely típusa (ha létezik, átadható szövegesen és kapcsolótáblán keresztül is)
    • Tárhely kódja (lokációkód)
    • Tárhely vonalkódja
    • Tárhely megnevezése (ha eltér a kódtól)
  • Szerszámok

    A ProjectFlex rendszerben lehetőség van a nagy értékű szerszámok nyomon követésére. Ha ez Önöknél nem létezik, akkor a ProjectFlex rendszerben lehet kialakítani ezt a törzset, de ha már létező nyilvántartása van ezekről, akkor azt is átvesszük.

    A szükséges mezők:

    • Szerszámazonosító vonalkód
    • Szerszám megnevezése
  • Felhasználók

    A ProjectFlex önmagában is rendelkezik felhasználómenedzsment modullal, de meg oldható, hgoy az Ön rendszerében rögzített felhasználókat átvegyük, így azok automatikusan átkerülhetnek rendszerünkbe ugyanazon a néven és adatokkal.

    A szükséges mezők:

    • Felhasználóazonosító (belső ügyviteli rendszerazonosító)
    • Account (belépési név)
    • Jelszó (ha automatizálni szeretné a jelszókezelést)
    • Név

Függvények

A ProjectFlex rendszer átveszi Önöktől a termékek beszerzési árait, de amikor ki kell számítani, hogy mennyi az értékesítési ár, az többnyire több paramétertől függ. A legjobb megoldás, ha ezt az Önök rendszere szolgáltatja.

Árfüggvény

Eltérő lehet a mennyiség vonatkozásában (pl. mennyiségi kedvezmények), partnerenként (pl. kis- és nagykereskedelmi kedvezmények) és időszakonként is (pl. akciók). Azt javasoljuk, hogy az Ön ügyviteli rendszerében legyen számunkra elérhető egy olyan függvény, amely visszaadja, hogy egy adott terméknek egy adott napon egy adott partner részére a megadott mennyiségben mennyi a nettó és bruttó ára.

Logikai típusok

A rendszerünkben több olyan adat van, amelyek nem fixen rögzítettek, hanem az Ön igényei szerint lehet azokat beállítani. Ezeket szükség esetén - ha az ügyviteli szoftver tartja nyilván és gyakran változik – be lehet illeszteni az adatintefészbe is, de legtöbbször csak az szükséges, hogy ezeket Ön átgondolja és megadja számunkra, hogy felvehessük a rendszerbe, mint belső adatokat.

Feladattípusok

Ezek írják le, hogy egy munkafeladat milyen típusú.

Példák: javítás, csere, telepítés, felmérés, időszakos karbantartás, ellenőrzés, stb.

Eseménytípusok

Amikor az Önök szakembere egy feladatot elvégez, ahhoz eseményeket rögzít. Esemény lehet egy utazás a karbantartás helyszínére, egy helyi árubeszerzés, de maga a karbantartási művelet is az.

Példák: javítás, karbantartás, utazás, ellenőrzés, felülvizsgálat, projekt előkészítés, tervezés, stb.

Problématípusok

Minden projekt úgy kezdődik, hogy valamilyen szervizelési igény vagy probléma merül fel, amire Ön reagál. Ezeknek az eredetét írja le a problématípus, amely meghatározza, hogy az hogyan került a rendszerbe.

Példák: ügyfélbejelentés, e-mail, telefon, online webes bejelentés, időszakos feladat, stb.

Karbantartás típusa

Amikor egy projektet generálunk, megadjuk annak típusát, hogy milyen karbantartási projektet végzünk.

Példák: javítás, beüzemelés, karbantartás, időszakos felülvizsgálat, éves, vagy negyedéves karbantartás, stb.

Szerződéstípusok

Rendszerünkben egy adott projektet köthetünk partnerhez, valamint azon belül szerződéshez is. Elképzelhető pl. hogy egy garanciális vagy átalánydíjas szerződésünk van az ügyfelünkkel, de egy adott feladatot ennek hatályán kívül akarunk elvégezni, vagy akár több szerződést is kezelünk partnereinkkel.

Példák: általános szerződés, garanciális szerződés, átalánydíjas szerződés

Projektköltség típusai

A ProjectFlex rendszer teljes körűen támogatja, hogy egy adott projekt keretén belül mérjük a projektre fordított költségeket. Beépített módon számítjuk az anyagköltségeket, személyi költségeket és utazási költségeket, de e mellett lehetőség van tetszőleges költségtípus rögzítésére, ha Ön további költséget szeretne rendelni egy adott projekthez.

Példák: tervezési költség, alvállalkozói költség, marketing költség, de akár nyomtatási lapköltség vagy eszközhöz rendelt költség is, egyéb költség, stb.